Emails: Dedique-se de forma inteligente

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Emails: Dedique-se de forma inteligente

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Para aqueles que vivem com as caixas de entrada dos emails lotadas e passam boa parte do dia respondendo um por um, aqui seguem algumas dicas que poderão lhe ser muito úteis.

Aprimore-se no assunto importação e também veja esse artigo:

Organize seus horários.
Em primeiro lugar você deve se organizar, de forma a estabelecer horários exatos para responder seus emails. Isso evita que você passe um tempo maior do que o necessário, e então possa focar em outras atividades.

Configure as respostas automáticas do seu e-mail.
Procure colocar respostas automáticas nos seus emails, do tipo “Sua mensagem foi recebida e será respondida em breve.”,”Obrigado por entrar em contato, estarei respondendo assim que possível.”. Isso evita que as pessoas fiquem lhe enviando vários emails por achar que você não quer responde-las.

Se possível, reserve as horas certas para responder a todos os emails.
Estabeleça os horários certos para responder seus emails. Seja exato. Por exemplo: se a maioria dos seus emails chegam na parte da manhã, responda eles no horário das 11h as 12h. Se você recebe a maioria na parte da tarde, responda no horário das 17h as 18h. Se caso você precise responder diversas vezes ao dia, estabeleça pequenos períodos.

Priorize os emails por nível de relevância, não saia respondendo todos.
Ao abrir os emails, leia e responda de forma rápida e direta aqueles que exigem menos tempo de você e deixe aqueles que são mais complexos para responder no final com mais atenção.

Aplique a técnica de Pomodoro para obter um melhor desempenho.
Nas horas que tiverem sido priorizadas para responder apenas os emails, tenha foco! Uma recomendação é que você use a técnica de Pomodoro, ela irá lhe ajudar a se concentrar melhor e cumprir seus objetivos de forma mais produtiva.

Foque apenas nos emails e nada mais.
Tenha atenção total nisso! Não fique fazendo trabalhos paralelos. A não ser que seja necessário por algum motivo de ter que verificar algo, mas mesmo assim seja rápido para não perder o foco.

• Seja simples e direto nos emails enviados.
Se o e-mail não exige muita explicação, seja simples e direto. Isso lhe ajuda a cumprir a tarefa com mais rapidez.

• Se você responde a perguntas frequentes, crie uma página com todas elas prontas para evitar responder as mesmas coisas. Isso lhe economizará tempo e oferecerá praticidade a seus clientes, parceiros, fornecedores ou quem quer que seja.

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Espero ter ajudado.

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